УТВЕРЖДАЮ:                         											Директор МБОУ СОШ № 2  											____________С.Д.Шаова												« ___» ____________2014г.

Положение 
об управлении записями 
в общеобразовательном учреждении

Документированная процедура

система внутреннего мониторинга качества образования

СВМКО.УП-3/РК-4.2.4

Версия 1.0

Дата введения: 01.09.2014г.

2014г. 
Содержание документа

1 Назначение и область применения процедуры	4
2 Описание процедуры	5
2.1 Общие положения	5
2.2 Стадии управления записями в СВМКО	5
3 Ответственность и полномочия	9
4 Нормативные документы	9
5 Приложения	10
6 Лист регистрации изменений	11

Перечень сокращений и обозначений

КЭ – контрольный экземпляр;
УЭ – утвержденный экземпляр;
ОУ – общеобразовательное учреждение;
ПРК – представитель руководства по качеству;
РК - руководство по внутреннему мониторингу качества образования
СВМКО – система внутреннего мониторинга качества образования;
УК – уполномоченный по качеству.

1	. Назначение и область применения процедуры

Настоящее Положение (далее процедура) устанавливает единый порядок управления записями и ответственность сотрудников образовательного учреждения за документирование и хранение данных о качестве.
Требования процедуры обязательны для применения всеми подразделениями, должностными лицами и сотрудниками образовательного учреждения в части их касающейся.

2	. Описание процедуры
2.1	 Общие положения
В данной процедуре записи о качестве подразделяются на записи, требуемые национальным стандартом РФ ГОСТ ISО 9001-2011, и другие записи о качестве.
Порядок управления записями состоит в определении стадий управления и ответственных лиц с приданием им соответствующих полномочий.
Структура записей о качестве СВМКО общеобразовательного учреждения включает:
1. Записи и данные, содержащие первичную информацию по качеству.
2. Записи и данные, содержащие обработанную информацию по качеству.
3. Записи и данные, содержащие систематизированную информацию по качеству.
2.2	 Стадии управления записями в СВМКО
Стадии управления включают:
•	сбор записей о качестве;
•	идентификацию;
•	хранение;
•	архивирование (при необходимости);
•	изъятие;
•	защиту записей, включая:
– определение необходимости защиты, включая, в том числе защиту персональных данных обучающихся, родителей (законных представителей), сотрудников;
– способы их защиты;
– обеспечение защиты;
•	– восстановление записей, включая:
– определение необходимости восстановления
– способы восстановления;
– обеспечение восстановления.
Ответственные лица Учреждения обеспечивают реализацию всех стадий управления записями о качестве.
В таблице 1 приведен перечень основных видов записей о качестве образовательного учреждения, приведены примеры конкретных видов записей и указано распределение ответственности и полномочий должностных лиц по управлению записями о качестве.
Распределение ответственности и полномочий по другим записям о качестве, а также места и сроки хранения и архивирования всех записей о качестве, устанавливаются соответствующими документированными процедурами СВМКО (см. РК).
Таблица 1. 
Основные виды записей о качестве ОУ, ответственность и полномочия должностных лиц по управлению записями о качестве

Наименование записей о качестве	Ответственный	Место хранения	
		
Срок (лет)НосительДоступ		
1	3	4	5	6	7	
Записи, относящиеся к оценке системы качества ОУ: 
 «Оценка эффективности системы качества образовательного учреждения»
 «Отчет уполномоченного по качеству об анализе СВМКО в подразделении»	ПРК	Центр менеджмента качества	3	Бумажный	Санкцио  нирован  ный	
Записи о персонале ОУ:
 «Требования к компетентности персонала»
 «Данные об образовании, подготовке, навыках и опыте персонала»
 «Протоколы заседаний аттестационных комиссий»
 «Протоколы проверки знаний»
 «Приказы (распоряжения) о допуске к работе»	Начальник отдела кадров
(специалист по кадрам)	ОК
(у специалиста по кадрам)	В пери-од работы персонала	Бумажный	Санкционированный	
Записи о требованиях потребителей к предоставляемым образовательным программам:
 «Данные о требованиях, предложениях потребителей к предоставляемым образовательным программам»
 «Перечень внешних нормативных документов, содержащих требования к образовательным программам»

План повышения квалификации ПС	Зам. по учебно-воспитательной работе, заместитель по научно-методической работе	Центр менеджмента качества	

5 лет

До истечения срока действия

5 лет	Бумажный	Свобод-ный	
Записи о взаимодействии с поставщиками  материальных ресурсов и услуг:
 «Перечень и оценка поставщиков материальных ресурсов и услуг»
 «Информация по закупкам»
«Договор на поставку» и  «Акты верификации закупленной продукции»
 «Акты выполненных работ»
др.

	Заместитель по АХЧ	Заместитель по АХЧ	До истечения срока действия	Бумажный	Санкционирован
ный	
Записи о приёме обучающихся:
 «Требования, предъявляемые к обучающимся»
 «Списки обучающихся»
«Приказы о зачислении»
 «Отчет о приёме обучающихся» и др.	Уполномоченное лицо	Уполномоченное лицо	В течение года	Бумажный	Санкционирован
ный	
Записи о результатах обучения:
«Результаты текущего контроля по дисциплине»
 Журналы
«Анализ результатов промежуточной аттестации»
«Записи об обучающихся, знания и навыки которых не соответствуют установленным требованиям»
«Протоколы итоговой государственной аттестации» 
«Отчет о проведении итоговой государственной аттестации» и др.	Заместитель по учебно-воспитательной работе	Заместитель по учебно-воспитательной работе, уполномоченные на провдение контроля сотрудники	В течение года	Бумажный,электрон-ный	Санкционирован
ный 	
Записи о внутренних аудитах, содержащие информацию по оценке эффективности СВМКО:
 «План внутренних аудитов на год»
 «Чек – листы для внутренней проверки»
 «Отчет о результатах внутренней проверки»
«Протоколы внутреннего аудита» и др.	ПРК,
руководители структурных подразделений	Центр менеджмента качества, структ. подразделения 	3 года	Бумажный	Санкционирован
ный	
Оценка удовлетворенности потребителей: 
 «Результаты анкетирования обучающихся»
 «Протоколы совещаний с родителями» и др.	ПРК, руководители подразделений, методических объединений учителей	Центр менеджмента качества, структ. подразделения 	3 года	Бумажный	Санкционирован
ный	
Записи о корректирующих и предупреждающих действиях:
 «План корректирующий действий» 
 «План предупреждающих действий» и др.	ПРК, руководители структурных подразделений, методических объединений учителей
	Центр менеджмента качества, структурные подразделения	3 года	Бумажный	Санкционирован-ный	
Записи о результатах анализа требований, установленных к образовательной деятельности (услугам):
 Результаты анализа или разработки проектов 
«Анализ образовательных программ» 
 «Анализ научно-технической продукции»
«Результаты верификации образовательных программ»
 «Результаты верификации научно-технической продукции»
Результаты утверждения проекта и последующих действий
«Результаты валидации образовательных программ и научно-технической продукции»

	Заместитель по учебно-воспитательной  работе, заместитель по научно-методической работы	Центр менеджмента качества	3 года	Бумажный	Санкционирован-ный	

Примечание – В таблице 1 приведен рекомендуемый для общеобразовательных учреждений перечень видов записей о качестве. Каждое общеобразовательное учреждение самостоятельно определяет необходимый для его работы и предоставления отчетности перечень записей о качестве.

3	. Ответственность и полномочия

Ответственным за организацию разработки и введение процедуры в действие является руководитель Центра менеджмента качества.
Распределение ответственности и полномочий подразделений и должностных лиц образовательного учреждения по управлению регистрацией данных о качестве при выполнении работ и мероприятий приведено в 2 разделе  настоящего документа.

4	. Нормативные документы

В настоящей документированной процедуре использованы ссылки на следующие документы:
4.1.   Глоссарий (словарь) терминов, обозначений и сокращений, используемых в документации системы внутреннего мониторинга качества образования (СВМКО) общеобразовательного учреждения
4.2. Руководство по внутреннему мониторингу качества образования общеобразовательного учреждения.
4.3. Положение (документированная процедура СМК-УП.2/РК-4.2.3) «Об управлении документацией в общеобразовательном учреждении».
4.4. Документированные процедуры (положения) по всем процессам СВМКО.

5	. Приложения

Приложений нет.

6	. Лист регистрации изменений

Номер
измене  ния	Номера листов	Основание для внесения изменений	
Подпись	
Ф.И.О.	
	заменен  ных	новых	аннулиро  ванных